Retningslinjer og instrukser (prosedyrer)

Nedenfor finner du et eksempel på hvilke punkter som kan være relevant i en rutine som har med arbeidsmiljøet å gjøre:

1. Hvorfor er den viktig?

2. Når gjelder den? For hvem? I hvilke situasjoner?

3. Beskrivelse av arbeidsoppgaven trinn for trinn og hvem som har ansvaret for den enkelte aktivitet.

I HMS-håndboken finnes eksempel på en branninstruks (utarbeidet av Norsk Brannvernforening) og rutine for sykefraværsoppfølgning. Dette er kun forslag, og du har selv ansvar for å utarbeide rutiner som passer for din virksomhet.

Alle retningslinjer er en del av det systematiske HMS- arbeidet og skal revideres. For mange små virksomheter vil det ofte være nok med en årlig gjennomgang. Dess flere retningslinjer, dess vanskeligere er det å holde oversikten, følge opp eventuelle problemer (avvik) og å holde seg à jour. Et råd kan derfor være: Vær varsom med å lage for mange ”unødvendige” retningslinjer. Som hovedregel utarbeides kun skriftlige retningslinjer for arbeidsområder hvis det er risiko for at noe kan gå galt dersom oppgaven ikke uføres som planlagt. 

På hvilke områder man trenger rutiner og instrukser vil variere fra virksomhet til virksomhet. I håndboka vil du finne eksempel på noen rutiner HSH mener vil være vesentlig uansett hva slags virksomhet du driver. Vi har for eksempel laget eksempler på en enkel rutine for konflikthåndtering der vi vektlegger fokus på løsninger og det felles ansvar for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Vår erfaring er at hvilken fremgangsmåte man velger i en konflikt får stor betydning for muligheten for å få løst problemene.

Prøv å unngå å fokusere på hvorfor dere har problemer, hvem som er skyldig og hvor lenge det har vart. En slik tilnærming har en tendens til å gjøre problemene større. Det kan være nyttigere å fokusere på hvordan man ønsker å ha det sammen, når man på tross av problemene får det til sammen og hva de stridende kan bidra med for å få til endringer. Ofte må man gjøre ting annerledes enn det man er vant med og det tar tid å bygge opp tillit etter at man har vært i konflikt. Du som arbeidsgiver har ansvar for gode løsninger. Uløste konflikter som får utvikle seg går ut over så vel arbeidsmiljøet som produktiviteten.

En annen sårbar og kritisk situasjon er når du får nye medarbeidere inn i virksomheten.

Det er vesentlig å gi den nyansatte en god mottakelse. Det sikrer en fortsatt motivert medarbeider, samtidig som det øker sannsyneligheten for at din nye medarbeider kommer fortere inn i arbeidet og dermed blir en produktiv ressurs. I HMS-håndboka vil du finne en enkel mal for hvordan du kan ta i mot din nye medarbeider på en god måte.

I håndboken vil du også finne nyttige innspill dersom vold og trakassering (frafor eksempel kunder) er en utfordring. I henhold til arbeidsmiljølovens § 4.3 har du som arbeidsgiver en plikt til, så langt det er mulig, å beskytte dine arbeidstakere mot vold, trusler eller uheldige belastninger fra andre.

Du kan også ha behov for andre rutiner og systemer som vi ikke har nevnt i veiledningen, f. eks: arbeidsrutiner der det er stor risiko for at uhell kan skje.

Du må selv finne ut av på hvilke områder du trenger rutiner og systemer i din virksomhet. Det gjør du best ved å gå inn på Regelhjelp, ringe HSHs rådgivningstelefon eller ved å spørre dine medarbeidere til råds.

I tillegg anbefaler vi et personalmøte der du som leder spør de ansatte til råds om på hvilke områder dere trenger å ha rutiner og systemer for å sikre et godt arbeidsmiljø på nettopp denne arbeidsplassen. I håndboken vil du finne beskrivelse av hvordan et slikt personalmøte kan være.

Omfanget av HMS – arbeidet  må som tidligere nevnt tilpasses virksomhetens art, aktiviteter og størrelse.