Kartlegging av arbeidsmiljøet

Utskriftsvennlig versjon Utskriftsvennlig versjon

Kartleggingen må omfatte både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø. I håndboken vil du finne mal for vernerunde, strukturert gruppesamtale og medarbeidersamtale.

 I tillegg må du ha oversikt over forhold på arbeidsplassen som kan få betydning for det ytre miljøet, f.eks. avfall og forurensning fra transport. Hvor ofte du skal kartlegge og hvor detaljert kartleggingen skal være, er avhengig av virksomhetens art, størrelse og risikoforhold.

For små og mellomstore virksomheter vil det i mange tilfeller være tilstrekkelig med en kartlegging i året. Er du i tvil, ta kontakt med tilsynsmyndighetene.

Personalmøte om arbeidsmiljø (strukturert gruppesamtale)

Hensikten med samtalen er å få opp den enkeltes opplevelse av arbeidsmiljøet. Deltakerne velger selv hva de ønsker å ta opp, uten at det gis føringer fra lederen eller andre medarbeidere. I håndboken vil du finne en enkel mal for en slik samtale.

Er dere en større virksomhet, kan dere følge samme prosedyre, men dele virksomheten i grupper med ca syv personer i hver. Medarbeiderne kan settes sammen etter avdeling eller på tvers, alt etter hva dere ønsker å oppnå. (Er det for eksempel liten forståelse og stor avstand mellom ulike avdelinger, kan det være en god ide å dele på tvers, for å skape et første grunnlag for bedre samarbeidsklima og forståelse for hverandres hverdag.) (ønsker dere å utvikle samarbeidet og styrke fellesskapsfølelsen i en gruppe, er det naturlig at de sitter sammen)

Medarbeidersamtale

I håndboken finner du eksempler på punkter du kan vektlegge i en medarbeidersamtale. Her vil du også finne et skjema du kan bruke. Dersom du finner vårt skjema for omfattende, velger du (og eventuelt verneombudet i fellesskap) ut de punktene som er viktigst i din virksomhet.

Uansett valg av spørsmål skal medarbeidersamtalen være en åpen og fordomsfri dialog basert på fortrolighet, tillit, trygghet, forståelse og gjensidighetmellom partene. Det er et poeng å få til en psykologisk likeverdig samtale på nøytral grunn. Det er ikke nødvendigvis slik at direktørens kontor er det beste stedet for å få til en likeverdig dialog.

Vår anbefaling er at du har årlige medarbeidersamtaler med dine medarbeidere. Det viktigste er imidlertid at du følger opp de innspillene som kommer, hvis du først velger å bruke medarbeidersamtale som kartleggingsverktøy.

Avtal tidspunkt for samtalen senest to uker i forveien. Sett av god tid, minimum to timer. Det er uheldig å måtte bryte en konstruktiv samtale p.g.a nye avtaler.

Velg et nøytralt sted for samtalen, og sørg for at dere ikke blir forstyrret.

Samtalen bør være en dialog preget av konstruktive tilbakemeldinger og størst mulig grad av åpenhet for at utbyttet skal bli best mulig.

Forberedelser til samtalen:

Både leder og medarbeider skal i forkant sette av tid til å forberede seg. Bruk gjerne vårt skjema som hjelpemiddel.

Når du forbereder deg til medarbeidersamtalen, ta utgangspunkt i skjemaet.

Hvert område har i skjemaet eksempler på spørsmål man kan diskutere. Disse er ment som hjelpespørsmål i en samtale. Vi er alle forskjellige og motiveres av ulike forhold. Det viktigste er derfor at det som betyr mest for medarbeideren kommer frem og at du som leder kan dele ditt syn med medarbeideren.

Oppfølging

Samtalen avsluttes med en evaluering av året som har gått og det lages en plan for året som kommer. Medarbeidersamtalen er forpliktende. Det vil si at det man blir enige om, skal gjennomføres.

Hvorfor medarbeidersamtale?

Hensikten med å gjennomføre medarbeidersamtaler er:

  • å gi den enkelte medarbeider anledning til regelmessig å drøfte sin arbeidssituasjon, innsats og utvikling med sin leder
  • å utnytte de menneskelige ressursene til beste for virksomheten og for den enkelte ansatte
  • å gi ledere og medarbeidere bedre grunnlag for gjensidig forståelse av hverandres arbeids- og ansvarssituasjon
  • å utkrystallisere tiltak som vil skape en mer effektiv organisasjon ved bedre utnyttelse av organisasjonens og den enkeltes ressurser
  • å gi lederen mulighet til å få tilbakemelding om seg selv som leder
  • Medarbeidersamtalen skal fremme gode resultater for virksomheten, den enkelte medarbeider og deg som leder.