Staten (inkl. de regionale helseforetakene) og etter hvert fylkeskommuner og kommuner vil innføre obligatorisk elektronisk faktura for sine leverandører. Staten inkl. helseforetakene skal kunne ta imot elektronisk faktura etter et fastsatt nytt standardformat (NES UBL 2.0) innen 1. juli 2011. Kommuner/fylkeskommuner skal etter planen bli pålagt å ta imot elektronisk faktura fra 1.7.2012. Det betyr at næringslivet vil bli pålagt å levere elektronisk faktura til statlige og evt. kommunale–virksomheter på standardformatet (NES UBL 2.0) fra 1.7.2012. Dette er et nytt format som næringslivet ikke bruker i dag. Det vil derfor bety en omlegging av fakturautsendelsen for både små og store leverandører til det offentlige.

Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har ansvar for prosjektet, og har opprettet en koordineringsgruppe hvor bl.a. Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) deltar. I tillegg har FAD opprettet en referansegruppe hvor HSH deltar med to representanter fra to medlemsbedrifter. Dette er Knut Vala fra GS1 Norway og Tore Fevolden fra Hartmark Consulting.    

HSH er opptatt av at overgangen til det nye e-faktura-systemet skal gå smidig for virksomhetene og det skal Knut Vala og Tore Fevolden bistå oss med.  Det er viktig for oss at dette ikke bare skal bidra til å effektivisere betalingssystemene i staten, men at dette også skal bidra til effektivitetsgevinster i virksomhetene.  Vi ønsker at dette skal bli en vinn-vinn-situasjon for både offentlig sektor og leverandørene til offentlig sektor!   

Har du spørsmål, synspunkter eller innspill til saken så ta kontakt med Knut Vala i GS1, e-post: knut.vala@gs1.no, tlf. 22971320  eller Tore Fevolden i Hartmark Consulting, e-post: tore.fevolden@hartmark.no; tlf. 22517500. 

Mer om saken:

Det har nå vært avholdt ett møte i referansegruppen samt at FAD har hatt en stor konferanse om innføring av e-faktura.  Vår foreløpige vurderinger er:

• Det er positivt at offentlig sektor tar initiativet til å effektivisere betalingssystemet gjennom innføring av elektronisk faktura. Det vil kunne gi en økonomisk gevinst for virksomhetene som selger til det offentlige ved at de får raskere oppgjør for sine varer og tjenester. 
• Men dette er bare et første steg på veien, og det er først når de øvrige meldingene som katalog, ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel kommer på plass at man kan ta fullt ut gevinstene av elektronisk forretningsdrift.
• I prosessen med innføring av elektronisk faktura i offentlig sektor er det viktig at dette går så smidig som mulig og at det ikke medfører unødig ekstraarbeid og merkostnader for leverandørsiden – verken for de små eller store virksomhetene.  
• De små virksomhetene vil trolig ha større kostnader enn fordeler knyttet til å ta i bruk elektronisk faktura.  Det er derfor viktig at en finner løsninger som begrenser de små virksomhetenes kostnader. 
• Forslaget så langt er å opprette to aksesspunkter – Altinn og Ehandelsplattformen - for å sende elektronisk faktura til offentlig sektor. Dette vurderes som tilstrekkelig og kan være besparende i forhold til i dag hvor kundene i offentlig sektor selv har vært ansvarlig for mottak av elektronisk faktura
• For bedrifter med et begrenset antall fakturaer mot offentlig sektor, vil offentlig sektor etablere en egen web-portal for faktura. I praksis betyr dette at den som skal sende en elektronisk faktura til offentlig sektor kan logge seg på web-portalen og manuelt taste inn fakturaopplysningene for deretter å sende den til kunden.

Utfordringen, slik vi ser det p.t., gjelder først og fremst:

• Identifiseringen av kundene. Det må være en felles unik identifikasjon av kunde. Å bruke kundens organisasjonsnummer slik som Difi foreslår, vil ikke være tilstrekkelig for å identifisere kundene. Det vil være svært vanskelig for en leverandør av varer til f eks Ullevål skole i Oslo å finne fram til denne kunden dersom leverandøren kun har tilgang til  Oslo kommunes organisasjonsnummer som kundeidentifikasjon.  I dag benyttes GLN (Global Location Number) som unik kundeidentifikasjon av bl.a. flere virksomheter og flere kommuner, og dette synes å fungere bra. GLN er et system for identifisering av juridiske enheter og fysiske lokasjoner (som for eksempel leveringsadresser). GLN som driftes av GS1 Norway, er svært utbredt i varehandelen. Se www.gs1.no/gln.

HSH har bedt om å få et møte med FAD for å belyse utfordringene med kun å bruke organisasjonsnummer som kundeidentifikasjon. Vi har nå blitt lovet å få et møte om dette over sommeren. 

Vi vil gjerne høre fra deg dersom du har spørsmål, synspunkter eller innspill til denne saken.

I tillegg til Knut Vala og Tore Fevolden, kan du kontakte følgende personer  i HSH: